BIP - Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Szczecinie

Zaproszenie do złożenia ofert na zakup i dostawę bonów żywieniowych.

Zgodnie z obowiązującym u Zamawiającego „Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 130.000,00 zł netto w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego w Szczecinie” WITD w Szczecinie zaprasza do złożenia oferty na zakup i dostawę bonów żywieniowych.
I. Przedmiot zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest zakup wraz z dostawą bonów żywieniowych w maksymalnej łącznej liczbie 1900 sztuk dla Wojewódzkiego Inspektoratu Transportu Drogowego w Szczecinie (dalej Zamawiający) w ramach środków przeznaczonych na posiłki profilaktyczne dla pracowników.
2. Zamawiający wymaga, aby zaoferowane bony były dostarczane przez Wykonawcę w nominałach o wartości:
a) 10 złotych – maksymalna liczba 1900 szt.
b) 5 złotych – maksymalna liczba 1900 szt.
3. Wskazana w punktach 1 i 2 liczba bonów jest wartością maksymalną, którą Zamawiający może zamówić. Faktyczna liczba zakupionych bonów uzależniona będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby zamawianych bonów do 950 szt. bonów każdego nominału (tj. maksymalnie o 50%).
4. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do sprzedaży Zamawiającemu i dostawy bonów żywieniowych w formie papierowej na okaziciela. W przypadku, gdy wartość zakupionych towarów będzie niższa od wartości nominalnej bonu, pozostała część wartości bonu nie będzie zwracana okazicielowi, a gdy wartość zakupionych towarów będzie wyższa od wartości nominalnej bonu, jego posiadacz zobowiązany jest dopłacić różnicę.
5. Bony będą podlegały wymianie wyłącznie na produkty żywieniowe. Zamawiający zastrzega, iż oferowane bony nie mogą zostać wymieniane na wyroby tytoniowe i alkohol. Bony powinny być oznakowane w sposób umożliwiający zakup dowolnych artykułów spożywczych.
6. Bony będzie można zrealizować w okresie ich ważności. Termin ważności bonów określa się na co najmniej 12 miesięcy od dnia ich dostarczenia Zamawiającemu. W przypadku, gdy w ww. okresie Zamawiający nie wykorzysta dostarczonych bonów, Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o przedłużenie terminu obowiązywania niewykorzystanych bonów o kolejne 12 miesięcy, p uprzednim zwróceniu niewykorzystanych bonów.. Powyższe nie rodzi dla Zamawiającego konieczności poniesienia żadnych dodatkowych kosztów.
7. Bony będą dostarczane Zamawiającemu na podstawie zapotrzebowania na bony. Zapotrzebowanie zostanie wysłane przez upoważnionego pracownika Zamawiającego na adres e-mail Wykonawcy. Zapotrzebowanie zostanie wysłane przez Zamawiającego nie więcej niż trzy razy w całym okresie realizacji umowy.
8. Dostawa bonów żywieniowych nie może pociągać za sobą żadnych dodatkowych kosztów manipulacyjnych z tego tytułu dla Zamawiającego.
9. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w okresie realizacji niniejszej umowy zapewnił co najmniej trzy placówki honorujące bony w każdym z następujących miast: Szczecin, Wałcz i Koszalin.
II. Termin realizacji:
1. Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia do 31 marca 2026 r.
2. Przedmiot umowy będzie realizowany zgodnie z potrzebami Zamawiającego. Zapotrzebowania na zakup bonów składane będą każdorazowo na adres e-mail Wykonawcy wskazany w umowie, bez konieczności przesyłania zamówienia w formie pisemnej.
3. Dostawa zamówionych bonów żywieniowych odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy w dni robocze, w godzinach pracy Zamawiającego, w terminie 7 dni od dnia wysłania zapotrzebowania do Wykonawcy.
III. Kryteria oceny ofert
1. Kryteria wyboru ofert:
Cena całego zamówienia – 100 %
IV. Termin i sposób składania ofert:
1. Oferty należy złożyć w formie pisemnej na adres: Wojewódzki Inspektorat Transportu Drogowego w Szczecinie, Lubieszyn 10J, 72-002 Dołuje albo w formie e-mail: biuro@witd.szczecin.pl do dnia 17 września 2025 r. do godz. 12:00 z dopiskiem w temacie: ,,Oferta na zakup i dostawę bonów żywieniowych”. W przypadku wysłania oferty pocztą decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego, a nie data nadania. Dla wszystkich ofert złożonych, zarówno pisemnie jak i na adres e-mail, liczy się data i godzina ich wpływu do Zamawiającego.
2. W przypadku złożenia ofert na adres e-mail należy własnoręcznie podpisać ofertę, zeskanować i wysłać dokument oferty w postaci pliku pdf. Istnieje również możliwość wysłania oferty E-PUAP lub podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
3. Oferty złożone po terminie lub niespełniające warunków wskazanych wyżej w pkt 1 i 2 nie będą brane pod uwagę.
4. Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do zaproszenia.
V. Termin i sposób zapłaty wynagrodzenia:
1. Podstawowym dokumentem rozliczeniowym pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą jest faktura VAT.
2. Zapłata za dostarczone bony nastąpi każdorazowo po należytym wykonaniu dostawy, na podstawie przedłożonej faktury, w terminie 21 dni od dnia jej otrzymania.
VI. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
1. Negocjacji w sytuacji, gdy zostanie złożona jedna oferta, która odbiegać będzie od założeń budżetowych Zamawiającego.
2. Negocjacji w sytuacji, gdy złożonych zostanie kilka ofert z tą samą ceną.
3. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty w przedstawionych ofertach w odpowiedzi na zaproszenie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie na w/w zadanie Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji z każdym oferentem, odstąpienia bądź unieważnienia postępowania bez negocjacji z oferentami.
4. Zamknięcia postępowania bez wyboru Wykonawcy, w szczególności gdy żadna z ofert nie spełni warunków Zamawiającego, w tym założeń budżetowych, a także bez podania przyczyny.
5. Po wyborze Wykonawcy, podjęcia rozmów w celu odpowiedniego uszczegółowienia warunków i sposobu realizacji zamówienia.
VII. Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuję, że:
1. Administratorem Państwa danych osobowych, które przetwarzamy wyłącznie w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, do którego nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych do kwoty 130 tys. złotych) jest Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Transportu Drogowego z siedzibą w Lubieszynie 10 J, 72-002 Dołuje, tel.: (+48) 91 311 56 18-19 fax: (+48) 91 311 56 41 e-mail: biuro@witd.szczecin.pl (dalej jako: Administrator).
2. Administrator, wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Pana Przemysława Kiliana, z którym komunikować się można za pośrednictwem poczty elektronicznej: rodo@witd.szczecin.pl pod numerem telefonu 793 088 227 lub w siedzibie Administratora.
3. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie:
1)
art. 6 ust. 1 lit. b RODO tzn.:
a) Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteście Państwo stroną ;
b) Realizacja wszystkich czynności poprzedzających zawarcie umowy;
c) Realizacja przedmiotu umowy oraz wszystkich czynności dotyczących administracji, operacji, zarządzania i rachunkowości związanych z umową;
2) art. 6 ust. 1 lit. c RODO tzn.:
a) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, który na Nas ciąży takiego jak np. obowiązek archiwizacyjny;
b) Wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa;
3) art. 6 ust. 1 lit. f RODO tzn.:
a) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów – w tym przypadku ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienia bezpieczeństwa klientom ADO i innym osobom;
b) Prawnie uzasadnionymi interesami ADO jest konieczność realizacji swoich podstawowych usług związanych z należytym wykonaniem umowy oraz marketingiem bezpośrednim;
c) dochodzenie ewentualnych roszczeń przez ADO lub obrona przed roszczeniami Klienta w stosunku do ADO.
4. Odbiorcami państwa danych będą podmioty i organy, którym Administrator jest zobowiązany lub upoważniony udostępnić dane osobowe na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz podmioty, które na podstawie stosownych umów przetwarzają dane osobowe powierzone do przetwarzania przez Administratora w związku z realizacją zamówienia.
5. Obowiązek podania przez Państwa danych osobowych bezpośrednio Państwa dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w niniejszym postępowaniu.
6. Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do prowadzenia postępowania, a po tym czasie przez okres wymagany ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
7. Posiadają Państwo prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, na zasadach i warunkach wynikających z RODO oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uznają Państwo, że zostały naruszone przepisy RODO podczas przetwarzania Państwa danych.